POLITICA DE PROTECCIÓN DE DATOS DISTRIBUIDORA OLEOFREE S.A.S
DISTRIBUIDORA OLEOFREE S.A.S. comprometida con los principios de legalidad, reserva, confidencialidad, disponibilidad, integridad, manejo adecuado de la información y en especial con la convicción en la garantía de los derechos fundamentales, por medio del presente Manual, pretende dar cumplimiento a la Ley 1266 de 2008 y Ley 1581 de 2012, reglamentada por el Decreto 1377 de 2013, dentro de las cuales se destaca la necesidad de adoptar un Manual de Políticas y Procedimientos que garanticen el cumplimiento normativo, atendiendo a las consultas y reclamos que surjan por parte de los titulares de los datos personales.
Esta Política de Protección de Datos Personales se aplicará a todas las Bases de Datos , así como a los archivos que contengan Datos Personales que sean objeto de Tratamiento por parte de DISTRIBUIDORA OLEOFREE S.A.S, quién en adelante de denominará LA EMPRESA.
IDENTIFICACION Y DOMICILIO DEL RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE PROTECCIÓN DE DATOS.
DISTRIBUIDORA OLEOFREE S.A.S, es una sociedad que se encuentra domiciliada en la ciudad de Bogotá, en la Cra 61 A 45 A -60 SUR, Teléfonos 7131389 – 7102661 correo electrónico contabilidadoleopoa@yahoo.com.co.
DEFINICIONES
Para efectos de la presente política, a continuación se relacionan las definiciones establecidas por la normatividad vigente:
• Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de Datos Personales.
• Aviso de Privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus Datos Personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las Políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
• Base de Datos: Conjunto organizado de Datos Personales que sea objeto de Tratamiento.
• Dato Personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
• Dato público: Es el relativo al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público; aquellos que por su naturaleza no están sometidos a protección.
• Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y reproductiva y los datos biométricos.
• Encargado del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento. En los eventos en que el Responsable no ejerza como Encargado de la Base de Datos, se identificará expresamente quién será el Encargado.
• Responsable del Tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los datos.
• Términos y Condiciones: marco general en el cual se establecen las condiciones para los participantes de actividades promocionales o afines.
• Titular: Persona natural cuyos Datos Personales sean objeto de Tratamiento.
• Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre Datos Personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/o Encargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
• Transmisión: Tratamiento de Datos Personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
TRATAMIENTO
LA EMPRESA, actuando en calidad de Responsable del Tratamiento de Datos Personales, para el adecuado desarrollo de sus actividades comerciales, así como para el fortalecimiento de sus relaciones con terceros, recolecta, almacena, usa, circula y suprime Datos Personales correspondientes a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación.
FINALIDADES
La empresa da tratamiento a los datos personales, con las siguientes finalidades:
• Para el envío de información a sus trabajadores
• Para el reconocimiento, protección y ejercicio de los derechos de socios de la empresa
• Para el fortalecimiento de las relaciones con sus clientes, mediante el envío de información relevante, la toma de pedidos y la atención de Peticiones, Quejas y Reclamos.
• Para la verificación de saldos de sus deudores y acreedores
• Para mejorar, promocionar y desarrollar sus productos.
• Para actividades de mercadeo y otros propósitos comerciales que no vayan en contra de la legislación vigente en Colombia;
• Para la atención de requerimientos judiciales o administrativos y el cumplimiento de mandatos judiciales o legales.
• Para contactar, vía correo electrónico, o por cualquier otro medio, a personas naturales con quienes tiene o ha tenido relación.
DERECHOS
El titular de los datos personales tendrá derecho a:
• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a la empresa. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
• Solicitar a LA EMPRESA, prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos personales, salvo las excepciones previstas en la ley.
• Ser informado por LA EMPRESA, previa solicitud, sobre el uso que se le da a sus datos personales.
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la Ley de Protección de Datos Personales.
• Solicitar a LA EMPRESA la supresión de sus Datos Personales y/o revocar la autorización otorgada para el Tratamiento de los mismos, mediante comunicación escrita enviada a la empresa. No obstante, la solicitud de supresión de la información y la revocatoria de la autorización no procederán cuando el Titular de la información tenga un deber legal o contractual de permanecer en la Base de Datos y/o Archivos, ni mientras se encuentre vigente la relación entre el Titular y LA EMPRESA, en virtud de la cual fueron recolectados sus datos.
• Acceder de forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento.
DEBERES
• El titular de los datos personales, deberá mantener actualizada su información y garantizar, en todo momento A LA EMPRESA, la veracidad de la misma. LA EMPRESA no se hará responsable, en ningún caso, por cualquier tipo de responsabilidad derivada por la inexactitud de la información entregada por el titular.
RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
DISTRIBUDIORA OLEOFREE S.A.S será el responsable del tratamiento de los datos personales. El área de Cartera y contabilidad, será el área encargada del tratamiento de los datos personales, por cuenta de CLAUDIA MARCELA NOVOA SUAREZ, a quien se le suministrará información de cada empleado, prestador, cliente, proveedor y en general de cualquier persona natural de quien se haya recolectado información personal y que repose en una base de datos.
El funcionario encargado de dicha área llevará un informe de la base de datos y tendrá a su cargo las siguientes funciones:
• Conocer esta política y darle aplicación en lo que les corresponda.
• Enviar una comunicación vía correo electrónico a cada Directivo, empleado o persona que dentro de la Empresa maneje o haya manejado algún tipo de dato personal de los miembros de la Empresa, en el sentido de que estos informen al Departamento encargado, el nombre y correo electrónico de los usuarios de quien tengan datos personales.
• Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar en otros el establecimiento de las medidas que deberán tomarse en los contratos comerciales y formatos o formularios que versen sobre créditos o datos personales.
• Elaborar, direccionar, encargar y/o delegar en otros el establecimiento de las medidas que deberán tomarse en los contratos laborales.
• Informar al titular sobre la finalidad de la recolección de los datos y garantizar el ejercicio de los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
• Conservar copia de la respectiva autorización otorgada por el titular de los datos personales.
• Garantizar que la información objeto del tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible.
• Rectificar la información del titular cuando sea incorrecta.
• Utilizar únicamente los datos personales que hayan sido obtenidos mediante autorización, a menos que los mismos no la requieran.
• Respetar las condiciones de seguridad y privacidad de información del titular.
• Realizar la actualización, rectificación o supresión de los datos personales dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo.
• Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas.
• Cumplir con las instrucciones y requerimientos impartidos por la autoridad administrativa competente.
• Tramitar oportunamente las consultas y reclamos formulados por los titulares de los datos personales.
• Los demás consagrados en la ley.
RECOLECCIÓN Y MANEJO DE DATOS PERSONALES POR PARTE DE DISTRIBUIDORA OLEOFREE S.A.S
La presente política será aplicable en los casos en los que LA EMPRESA solicite el diligenciamiento de solicitudes de vinculación, encuestas o formularios de forma telefónica, digital o presencial, así como las planillas de asistencia a eventos, sin perjuicio de las condiciones particulares que apliquen en cada caso.
A partir del momento en que el titular de los datos personales autorice a LA EMPRESA para la recolección y tratamiento de sus datos personales, éstos podrán usarse en el desarrollo de sus actividades comerciales y laborales.
LA EMPRESA podrá utilizar los datos personales del titular como dirección de correo electrónico, dirección de correo física y/o número de teléfono fijo o celular para enviarle publicidad relacionada con su oferta de productos y servicios, y contactarlo para eventos y otras actividades.
En todo caso, dependiendo de la actividad que se realice, LA EMPRESA, le comunicará al titular de los datos personales de manera clara los mecanismos puestos a su disposición para conocer, actualizar, modificar y suprimir sus datos, así como para revocar la autorización otorgada.
PRIVACIDAD, CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LOS DATOS PERSONALES
DISTRIBUIDORA OLEOFREE S.A.S garantizará a los titulares de la información, la privacidad, confidencialidad y seguridad de los datos entregados, evitando la adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento por parte de terceros.
LA EMPRESA dando aplicación al principio de autonomía, se reserva la facultad de mantener y catalogar como confidencial la información que reposa en sus bases de datos.
CONSULTAS Y RECLAMOS
Las consultas y reclamos que se realicen a LA EMPRESA, deberán dirigirse al correo electrónico contabilidadoleopoa@yahoo.com.co En caso de información adicional, el interesado podrá comunicarse al teléfono 7131389 o dirigirse a la CRA 61 A 45 A -60 SUR en la ciudad de Bogotá, D.C.
LEGISLACIÓN APLICABLE
• Constitución Política de Colombia, artículos 15 y 20.
• Ley 527 de 1999
• Ley 1266 de 2008.
• Ley 1273 de 2009.
• Ley Estatutaria 1581 del 17 de Octubre de 2012.
• Decretos reglamentarios 1727 de 2009,2952 de 2010, 1377 de 2013 y 886 de Mayo 13 de 2014
XXIV. ENTRADA EN VIGENCIA Y MODIFICACIÓN
La presente política iniciará su vigencia el día 15 de septiembre de 2016 y tendrá validez mientras la sociedad ejerza su objeto social en Colombia, o hasta que la ley disponga asunto en contrario o diferente.
Esta política podrá ser modificada en cualquier momento y de forma unilateral por parte de LA EMPRESA, debiendo dar a conocer oportunamente a los titulares de los datos personales, dichas modificaciones.